Polityka prywatności

Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest Fundacja Hydra Science Foundation, ul. Grójecka 68 lok. 93, 02-339 Warszawa, KRS 0001062121, NIP 7011167954, REGON 526614686 (dalej: Fundacja). W sprawach ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem hello@hydrascience.org.

Jakie dane i po co

Przetwarzamy tylko te dane, które sami nam przekazujesz: przez formularze na stronie, e-mailem, telefonicznie albo przelewem. Poniżej opisujemy każdą sytuację osobno. Prosimy, by w wiadomościach nie podawać danych, które nie są potrzebne do sprawy (na przykład o zdrowiu czy numerów dokumentów).

Wiadomości z formularza kontaktowego, zapytania ofertowego i zgłoszenia do zespołu są przesyłane e-mailem na skrzynkę Fundacji. Strona nie zapisuje ich na serwerze. Pole wyboru pod tymi formularzami potwierdza zapoznanie się z tą informacją - nie jest zgodą na przetwarzanie, bo dane przetwarzamy na innej podstawie, opisanej niżej.

Formularz kontaktowy

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości oraz temat, jeśli go podasz
Cel: odpowiedź na Twoją wiadomość
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Fundacji, czyli obsługa korespondencji
Okres: czas potrzebny do załatwienia sprawy; jeśli wiadomość prowadzi do współpracy - także czas jej trwania i okres wymagany przepisami

Zapytanie ofertowe

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości oraz - jeśli je podasz - nazwa organizacji, numer telefonu i temat
Cel: odpowiedź na zapytanie i ustalenie warunków współpracy
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy; gdy piszesz w imieniu organizacji - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na odpowiedzi na zapytanie
Okres: czas potrzebny do załatwienia sprawy; jeśli dojdzie do współpracy - także czas jej trwania i okres wymagany przepisami

Zgłoszenie do zespołu

Dane: imię i nazwisko, adres e-mail, treść wiadomości oraz - jeśli je podasz - wybrana rola (wolontariat, ekspert, partner, inne) i link do profilu lub portfolio. Nie prosimy o CV ani o żadne pliki
Cel: rozpatrzenie zgłoszenia i kontakt w sprawie współpracy
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO - działania podejmowane na Twoje żądanie przed zawarciem umowy lub porozumienia o współpracy; gdy zgłaszasz się w imieniu organizacji - art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na rozpatrzeniu zgłoszenia
Okres: czas rozpatrywania zgłoszenia; jeśli dojdzie do współpracy - także czas jej trwania i okres wymagany przepisami

Dane: adres e-mail. Serwer zapisuje przy nim także status zapisu (oczekujący lub potwierdzony), datę zgłoszenia i potwierdzenia, datę ostatniej wiadomości z linkiem potwierdzającym oraz numer wersji treści zgody
Cel: wysyłanie newslettera Fundacji
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO - Twoja zgoda, czyli zaznaczenie pola przy zapisie i potwierdzenie zapisu linkiem z e-maila
Okres: do wycofania zgody, czyli wypisania się z newslettera

Zapis działa w dwóch krokach. Po wysłaniu formularza dostajesz e-mail z linkiem, który jest ważny 48 godzin. Dopiero kliknięcie linku kończy zapis, a do tego czasu wysyłamy wyłącznie wiadomość z linkiem. Zapis, którego nie potwierdzisz, usuwamy automatycznie po 7 dniach.

Możesz wypisać się w każdej chwili, bez podawania powodu: link do wypisania jest w wiadomości z potwierdzeniem i w newsletterze, możesz też napisać na hello@hydrascience.org. Wypisanie usuwa Twój adres z listy w całości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.

Korespondencja e-mail i rozmowy telefoniczne

Dane: adres e-mail, numer telefonu, imię i nazwisko oraz treść wiadomości lub informacje przekazane w rozmowie - w zakresie, w jakim sam je podasz
Cel: prowadzenie korespondencji i załatwienie sprawy, której dotyczy wiadomość
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Fundacji, czyli obsługa korespondencji
Okres: czas potrzebny do załatwienia sprawy; jeśli dojdzie do współpracy - także czas jej trwania i okres wymagany przepisami

Darowizny przelewem

Dane: dane widoczne w przelewie i na wyciągu z rachunku Fundacji: imię i nazwisko lub nazwa wpłacającego, często adres, numer rachunku, kwota, data i tytuł przelewu
Cel: przyjęcie i rozliczenie darowizny, prowadzenie ksiąg oraz wydanie potwierdzenia darowizny na Twoją prośbę
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przyjęcie darowizny) oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązki wynikające z przepisów o rachunkowości i prawa podatkowego)
Okres: okres wymagany przepisami o rachunkowości i prawem podatkowym; potem dane usuwamy lub anonimizujemy

Strona nie obsługuje płatności. Podajemy na niej tylko dane do przelewu, a przelew wykonujesz w swoim banku.

Odbiorcy danych

Dane mogą trafić do podmiotów, które świadczą Fundacji usługi potrzebne do działania strony i prowadzenia jej spraw - tylko w takim zakresie, w jakim ich potrzebują:

Cloudflare - dostawca infrastruktury, na której działa strona i baza zapisów newslettera;
dostawca poczty elektronicznej, przez którego serwery przechodzą i na których są przechowywane wiadomości z formularzy, wiadomości z potwierdzeniem zapisu na newsletter, newsletter i korespondencja;
bank prowadzący rachunek Fundacji - w zakresie darowizn;
podmiot obsługujący księgowość Fundacji - w zakresie darowizn i rozliczeń;
organy publiczne, jeśli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa.

Dane techniczne i bezpieczeństwo

Strona jest udostępniana przez szyfrowane połączenie (HTTPS).

Aplikacja strony zapisuje w swoim dzienniku tylko nazwę formularza i wynik (na przykład „wysłano” albo „błąd”), bez treści wiadomości, adresów e-mail, adresów IP i linków newslettera. Automatyczne logi wywołań Workera są wyłączone. Infrastruktura Cloudflare przetwarza dane techniczne połączenia, w tym adres IP, w celu udostępniania i zabezpieczania strony; zakres jej logów i okresy przechowywania zależą od konfiguracji usług i ustaleń z dostawcą.

Aby ograniczyć spam i nadużycia, formularze liczą zgłoszenia wysyłane z jednego adresu IP i blokują ich nadmiar. W bazie zapisujemy pseudonimowy, zabezpieczony kryptograficznie identyfikator licznika i czas jego wygaśnięcia, bez samego adresu IP i treści zgłoszenia. Liczniki przestają działać po upływie okna limitu (10 minut lub godziny), a wygasłe wpisy są usuwane najpóźniej podczas kolejnego cyklu czyszczenia, co 6 godzin. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO - prawnie uzasadniony interes Fundacji polegający na zabezpieczeniu strony.

Formularze mają też ukryte pole i sprawdzają, jak szybko zostały wypełnione - dzięki temu odrzucamy zgłoszenia wysyłane przez automaty. Te informacje nie służą do rozpoznawania osób i nie są zapisywane.

Pliki cookie i pamięć przeglądarki

Strona nie zapisuje w Twojej przeglądarce plików cookie.

Zapisuje jedną informację w pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage), pod nazwą hsf-cookie: po kliknięciu „Rozumiem” w komunikacie u dołu ekranu ustawia wartość 1, żeby nie pokazywać komunikatu przy kolejnej wizycie. Nie zawiera ona żadnych danych o Tobie i nie jest wysyłana na serwer. Możesz ją usunąć w ustawieniach przeglądarki, w danych witryny - komunikat pojawi się wtedy ponownie.

Nie używamy narzędzi analitycznych ani reklamowych, nie osadzamy pikseli śledzących i nie ładujemy zasobów z zewnętrznych serwerów: czcionki, obrazy i skrypty pochodzą z naszego serwera. Odnośniki do innych stron, w tym do Facebooka i Instagrama, są zwykłymi linkami - dopóki w nie nie klikniesz, nie łączysz się z tymi serwisami.

Twoje prawa

Przysługuje Ci prawo do:

dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
sprostowania danych,
usunięcia danych,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych, gdy przetwarzamy je na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z przyczyn związanych z Twoją szczególną sytuacją,
wycofania zgody w każdej chwili - bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z tych praw, napisz na hello@hydrascience.org. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości. Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca.

Przysługuje Ci również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Podanie danych jest dobrowolne. Bez danych oznaczonych w formularzach jako wymagane nie możemy jednak odpowiedzieć na wiadomość ani zapisać Cię na newsletter.

Brak profilowania

Nie podejmujemy wobec nikogo decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych, w tym profilowaniu. Opisane wyżej filtry antyspamowe służą tylko do odrzucania zgłoszeń wysyłanych przez automaty.

Zmiany polityki

Treść polityki może być aktualizowana wraz z rozwojem działalności Fundacji. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod tym adresem.

Ostatnia aktualizacja: 14 października 2026.